9月になると、来年に向けての手帳が続々と発売になります。毎年どんな手帳にしようかと悩むのも楽しみのひとつ。
自分のライフスタイルや目的にあわせた手帳を選ぶのは非常に重要で、私にとって手帳は仕事の質をあげるためになくてはならないものです。
手帳の目的
自分の立っている場所を示す地図として
まず第一に、自分の立っている場所を把握するため。仕事はある程度チームワークで行うので、計画通りにいかないことも多く、問い合わせやちょっとした打ち合わせ、電話にメールとあっという間に一日が終わり、今日は何をしていたんだっけとなることが多い。
それぞれの進捗や対応すべきことの優先度をつけて実施するには、今ある案件や細々した業務を大小関わらず把握し、その中から今、自分がやるべきことを瞬時に選びたいのです。
決して全てが終わっていなくても、その日に重要なやるべきここについたチェックマークをみて、自分の今日一日の成果を実感し、達成感も得られます。
ストレスレスな環境づくり
もう一つは、いわゆる雑多な仕事をストレスレスで対処したい。過去の手帳も手元に置いておき、時々見返します。例年決まってやっていることというのは意外と多く、あらかじめスケジュール感を把握しておけば、ゆとりを持って仕事もできますし、他の人に任せる時も引き継ぎしやすい。
今使っている手帳は2種類。「ジブン手帳Biz」と「ほぼ日手帳オリジナル」です。厳密には、年の前半は「ジブン手帳Biz」を後半は「ほぼ日手帳オリジナル」を利用しています。
ジブン手帳Bizのすすめ
KOKUYOからでている「ジブン手帳Biz」はここ5年ほどずっと使い続けている手帳です。
ジブン手帳のラインアップは4種類
・ジブン手帳
・ジブン手帳Biz
・ジブン手帳Lite
・ジブン手帳DAYs
私は、仕事メインで使用しているのでシンプルなレイアウトの「ジブン手帳Biz」と「IDEA」というメモ帳を活用しています。
ジブン手帳の気に入っている部分はなんといっても週間バーチカル。1日を24時間軸で見渡せるスケジュール帳です。
週間バーチカルのメリット
1週間の予定が見開きで見渡せ、打ち合わせや会議などが細かくスケジュール管理がしやすい。睡眠や移動など24時間の自分の行動を可視化できます。朝・昼・晩の食事の記録や天気・体調のチェック欄、簡単なメモ欄もあるので、手帳に何を書こうと迷う必要がありません。
私は一週間のタスクを書き出し、予定をみながら、空いてる時間にタスクを組み込んでいく使い方をしていました。後で振り返った時に一週間の時間の使い方が一気に確認できるので、例えば会議が多かったたので次回からはもっと短時間で会議が終えられるように準備を工夫しようとか、残業の原因を探ったりするのにもとても便利です。
週間バーチカルのデメリット
メモ欄が少ないので、タスクやスケジュール以外の記録を別にとる必要があります。
自分のタスク以外にも部署の全体的な動きも把握する必要があったので、スケジュールや自分タスク以外に部署全体でどういったことがあったか、メールや打ち合わせなどの概要が手帳にも記録されている方が使いやすい。この手帳には別に「IDEA」というメモ帳があってそちらに記載しているのですが、手帳一つでざっくりっと全体像を把握できるとなおいいなと思っています。
「ジブン手帳」ってどうかなと興味がある方の参考になれば。
では、またお会いしましょう。
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